Manual de Instruções

Site: Universidade Sempre Tecnologia
Curso: Faturamento Sempre Mensalidade
Livro: Manual de Instruções
Impresso por: Usuário visitante
Data: sábado, 4 Dez 2021, 23:41

CADASTRO

Veja os manuais disponíveis referente a esse menu:


SM001 Como cadastrar uma Área de Atendimento

Para realizar o cadastro de uma Área acesse Faturamento – Cadastro – F001 Área de Atendimento


 

Aparecerá as Áreas existentes, clique em Novo para cadastrar uma nova.


 

Digite o nome da Área de Atendimento e clique em Incluir, dividindo por cidade, bairro ou da forma que achar melhor já que será o nome que vai aparecer nos relatórios.


 


SM002 Como cadastrar um cliente.

Para realizar um cadastro de cliente pessoa física acesso o menu Faturamento – Cadastro – F009 Cliente



Aparecerá todos os clientes já cadastrados, para cadastrar um novo, clique no botão Novo.



Ao clicar em novo, aparecerão na tela os seguintes campos para preencher com os dados do cliente. Preencher os campos: 

·         Código: O código será preenchido de forma automática e sequencial. 

·         Nome/Razão Social: Nome, para pessoa física. Razão social, para pessoa jurídica. 

·         Nome Fantasia: Para pessoa física, pode-se repetir o nome digitado no campo Nome/Razão social. Para pessoa jurídica, preencha com o Nome Fantasia da empresa. 

·         Tipo Cadastro: Marque a opção cliente, se o cliente for apenas um comprador, e ambos caso o cliente seja comprador e fornecedor. 

·         Tipo Pessoa: Altere para opção Física, caso seja pessoa física. 

·         CPF: CPF do cliente. 

·         Insc. Estadual: Inscrição Estadual varia a cada empresa, verifique com o cliente tipo pessoa jurídica se ele possui essa inscrição, pois este é um campo obrigatório para emissão de notas fiscais. Caso a empresa não tenha inscrição bastar marcar o campo Tipo Insc. Estadual como Não Contribuinte

·         Retenção: Marcar SIM caso haja alguma retenção de impostos para o cliente que está sendo cadastrado e abaixo quais impostos esse cliente irá reter. 

·         Endereço: Preencher os campos manualmente ou informar o CEP para busca automática de endereço, após isso caso queira pode inserir alguma referência de endereço e dois campos para telefone. 

 


Descendo com a barra de rolagem, teremos os blocos:

Contato: Onde deverão ser incluídos o nome do contato nessa empresa e o e-mail, para envio de notas fiscais e boletos de forma automática.

Faturamento:

PrazoInformar a data de pagamento do cliente de acordo com os prazos cadastrados. (Consultar manual cadastro de prazo para dúvidas)

Forma de Pagamento: Informar forma de pagamento padrão para esse cliente.

Fiscal:

Documento: Poderá definir o documento que será emitido para o cliente, Nota para emissão do documento fiscal e Pedido para somente um pedido.

Envio de NFe Automático: Poderá configurar se deseja que envie automático a NF-e no e-mail do cliente.

Envio de Boleto Automático: : Poderá configurar se deseja que envie automático o boleto no e-mail do cliente.

Financeiro: Caso o cliente esteja em atraso, poderá bloqueá-lo no campo liberação e colocando sua situação: sem credito. Poderá nesse bloco definir também um limite de credito para esse cliente.


 

Passando a barra de rolagem para baixo, temos as opções de vincular a área de atendimento do cliente, a rede de atendimento, o ramo de atividade, o vendedor/prestador responsável por esse cliente. Após incluir essas informações, clique no botão Salvar.


Para configurar o valor mensal desse cliente vá na parte superior na aba Mensalidade e clique no botão Novo.


Agora escolhe o serviço cobrado mensalmente, o valor e caso queira que a descrição do serviço seja diferente para esse cliente preencha no campo descrição. Após preencher clicar em Incluir.


 

Caso queira programa uma cobrança por algum serviço extra, fora o que é pago mensalmente, ir no botão Ocorrência na parte superior.


Agora clique no botão Novo e preencha os campos serviço, valor unitário e na fatura de qual mês que será cobrado esse serviço, caso queira cobrar mais de um mês preencha o campo Dt. Final da Ocorrência, caso não deixe em branco. Após preencher vá na seta do lado esquerdo.



SM003 Como cadastrar uma forma de pagamento

 Para realizar o cadastro de uma forma de pagamento acesse o menu Faturamento - Cadastro - F006 Forma de Pagamento.


Nessa tela irá aparecer as formas de pagamento existentes, para cadastrar uma nova ir no botão Novo.


Abaixo os campos a serem preenchidos:

Descrição - Preencher o nome da forma de pagamento;

 Indicador da Forma de Pagamento - À vista, à prazo e outros;

Tipo Boleto - Caso emita boleto por essa forma marcar como SIM;

Tipo Cartão – Marque como sim caso a forma de pagamento seja cartão de débito ou crédito.

Observação/Obs. Nota – É possível configurar uma observação padrão para sempre que utilizar essa forma de pagamento ela aparecer na nota (o campo Obs. Nota tem que estar marcado como SIM);

Vr. Mínimo Fat. - Nesse campo pode ser configurado um valor mínimo a ser faturado para essa forma. Exemplo: Forma de pagamento BOLETO não faturar abaixo de R$300,00

Libera Venda – Marcar como SIM para liberar o faturamento da venda mesmo com notas em atraso, geralmente é utilizado em uma forma de pagamento à vista.

Baixa automática - Quando marcado como SIM o financeiro (Contas a receber) é baixado automaticamente assim que a venda é faturada, vincule um detalhe para funcionar corretamente.

Informações de pagamento - Preencher a Forma de acordo com o nome/tipo da forma de pagamento cadastrada. (esse campo está vinculado a Sefaz logo ele que será considerado fiscalmente).

Após preencher esses dados ir em Incluir para finalizar o cadastro.



SM004 Como cadastrar um Fornecedor.

Para realizar um cadastro de cliente pessoa física acesso o menu Faturamento – Cadastro – E019 Fornecedor


Aparecerá todos os fornecedores já cadastrados, para cadastrar um novo, clique no botão Novo via RFB.



Agora preencha o campo com o CNPJ do fornecedor e clique em Ok.



SM005 Como criar uma lista de e-mail

Aqui você pode criar uma lista de e-mail para utilizar na ferramenta campanha de marketing (consultar manual campanha de marketing) a qual é possível criar um comunicado e enviar para os clientes e na data desejada.

Para acessar vá em Faturamento – Cadastro – F218 Lista de E-mail



 

Aparecerá as listas já cadastradas, para cadastrar uma nova vá no botão Novo.



Insira uma descrição para a lista e uma observação caso queira e clique em Incluir.



Vá no botão Novo para inserir o código do cliente ou em Selecionar Cliente para selecionar vários.



Marque os clientes que deseja e vá em Vincular Selecionados.



Receberá a confirmação e a sua lista está criada.



SM006 Como cadastrar Prazo

Para cadastrar um novo prazo, acesse o Menu Faturamento - Cadastro> F088 Prazo.

 


Irá aparecer a relação dos prazos já cadastrados no sistema, para cadastrar um novo prazo clique em NOVO, localizado no canto superior direito.



Após clicar em novo, escreva o nome do prazo no campo descrição, selecione o Tipo de Prazo (Prazo; Dia Fixo -Mês atual e Dia Fixo- Próximo Mês) e clique em INCLUIR.

·         Prazo: Neste tipo de prazo o usuário pode escolher vários prazos para pagamento a partir da data da venda, como é o exemplo da venda parcelada.

Nesta opção precisamos preencher também o(s) campo(s) “Prazo” na parte inferior, pois é com essa informação que o sistema irá calcular a(s) data(s) de vencimento.

Se for habilitado o campo Mostrar percentual, o usuário irá conseguir definir se o sistema divide de forma diferente cada parcela.

 

Mas no caso da mensalidade será utlizado os prazos de dia fixo:

 

·         Dia Fixo – Mês atual: Nesse tipo de prazo o usuário define um dia fixo para a parcela ser paga, dentro do mês que está sendo feita a venda. Caso a venda tenha sido após o dia fixado, a data de vencimento sugerida vai ser a mesma de venda.


 

·         Dia Fixo – Próximo mês: Nesse tipo de prazo o usuário define um dia fixo para a parcela ser paga, lembrando que será no mês subsequente ao da venda.

 

Após cadastrados os prazos, podemos vincula-los ao cadastro de cliente.

Acesse o Menu Faturamento – Cadastro – F009 Cliente.

Clique no lápis ( ) do cliente desejado, para realizar a alteração.

 

FAQ.

1-      Consigo cadastrar um prazo com mais de 12 parcelas ?

 

R: Não, o cadastro tem um limite de 12 parcelas, mas no ato da venda ao clicar na aba parcela, pode ser inseridas mais quantidades.

 

SM007 Como cadastrar um Ramo de Atividade

O conceito do Ramo de Atividade é dividir o cadastro de clientes pelo ramo da empresa para auxiliar na geração de relatórios.

Para cadastrar uma Rede acesse Faturamento – Cadastro – F013 Ramo de Atividade


 

Aparecerá os ramos existentes, vá em Novo para cadastrar um novo.


Digite o nome do Ramo e clique em Incluir.


 


SM008 Como cadastrar um Serviço

Para cadastrar um serviço, o usuário deve assegurar de que há uma Tributação cadastrada no sistema, pois é neste momento que iremos fazer a devida vinculação, o não seguimento deste processo implicará em um erro ao tentar utilizar este serviço em uma NF-e.

Para realizar o cadastro de um novo serviço, acesse o Menu Faturamento - Cadastro > F010 Serviço



Irá aparecer a tela dos serviços já cadastrados no sistema. Clicando no botão NOVO no canto superior direito da tela, conseguiremos inserir um novo cadastro.

 

 

Após clicar no NOVO, irá inserir as informações deste produto. Código o próprio sistema gera um sequencial automático. Escreva o Nome do serviço, selecione um Grupo, no campo Código do Serviço digite 1719 (Contabilidade, inclusive serviços técnicos auxiliares) e clique em INCLUIR.



Após clicar em INCLUIR caso queira inserir um valor padrão do serviço para carregar na nota vá em unidade de medida e clique no lápis  para alterar.


Altere o campo Vr. Venda e clique em Salvar.


SM009 Como cadastrar uma Tributação

Para realizar o cadastro de uma tributação acesse o menu Faturamento - Cadastro – F130 Tributação.


 

Serão exibidas as tributações já cadastradas no sistema, que estão divididas entre os tributos de dentro do estado e os tributos de fora do estado. Para edita-las, clique no lápis (lado esquerdo) ou Novo para cadastrar uma nova.

 

 

Os tributos são divididos em abas de acordo com a sua incidência, a primeira aba é a Federal, todos os impostos federais que forem incidentes em sua empresa devem ser preenchidos nesta aba. Após a inserção dos dados clique no botão Incluir.



A próxima aba a ser preenchida é a Serviço, nesta aba serão preenchidos todos os impostos estaduais incidentes pela sua empresa, como por exemplo, o ISS, tem também nessa aba o campo observação, que serve para a inserção de exigências fiscais como, por exemplo, o nome e telefone do PROCON, etc. Após a inserção dos dados clique no botão Salvar.

 

SM010 Como gerar um acordo financeiro para um cliente

Acesse o Menu Faturamento – Cadastro – F009 Cliente


Na tela de clientes, clique no lápis ( ) do cliente que deseja realizar o acordo.


Ao clicar no lápis, estará aberto o cadastro do cliente, clique no botão CRM, para visualizar todo o financeiro do cliente selecionado.


Abrirá na tela todo o histórico financeiro do cliente. Selecione os títulos que deseja realizar o acordo e clique no botão Gerar acordo.


Ao clicar em gerar acordo, aparecerá na tela os dados dos títulos selecionados, com as informações de juros e multa preenchidos na parametrização do sistema. Clique no botão Incluir para prosseguir com o acordo.


Caso deseje parcelas este acordo, clique no botão Parcela(s).


Após clicar em parcelas, insira a quantidade de parcelas deste acordo, a forma de pagamento e a data de vencimento. Após inclusão desses dados, clique no botão Gerar Parcelas.


Desta forma o sistema gerará as parcelas e as mesmas aparecerão da parte debaixo da tela. Caso queira alterar alguma parcela gerada, clique no Lápis (). Para excluir todas as parcelas, clique no botão Excluir Parcelas.


Caso esteja tudo certo, clique no botão Concluir Acordo.


Ao finalizar o acordo, poderá realizar a emissão dos boletos na tela de acordos mesmo. Selecione os acordos e clique em Boleto.




CONTROLE

Veja os manuais disponíveis referente a esse menu:



SM020 Como criar uma campanha de marketing

Nessa ferramenta é possível criar uma campanha (comunicado) para os clientes escolhidos ou uma lista de e-mail já cadastrada (consultar manual de cadastro de lista de e-mail)

Para acessar vá em Faturamento – Controle – F219 Campanha de Marketing


 

Vai aparecer os comunicados já cadastrados, para cadastrar um novo vá no botão Novo.


 

Insira uma descrição, a data que será enviado, o assunto e mensagem do e-mail e clique em Incluir.



Vá na aba Cliente para escolher os clientes que vão receber a o e-mail, você pode ir no botão Novo e escolher um cliente específico ou ir em Vincular Lista de E-mails para escolher uma lista cadastrada (consultar manual de cadastro de lista de e-mail).



Após clicar em Vincular Lista de E-mails selecione a lista desejada e clique em Vincular Lista de E-mails.



Após vincular a lista e clientes que receberão essa campanha clique com Concluir para finalizar.



SM021 Como emitir uma nota fiscal eletrônica

Para emitir uma nota fiscal eletrônica acesse Faturamento - Controle - F126 Nova Venda



Na tela de venda, vá no campo cliente para selecionar qual o cliente será emitida a NF-e. No campo cliente existem duas lupas para realizar a pesquisa, a primeira ()  bastar clicar e digitar o nome do cliente que irá aparecer os resultados logo abaixo, a segunda () irá aparecer uma listagem de todos os clientes cadastrados podendo filtrar por nome fantasia, razão social e CNPJ. Após selecionar o cliente, qual é a forma de pagamento dessa venda, e qual é o prazo para pagamento dessa venda. Certifique-se que no campo Documento, a opção escolhida seja Nota. No campo Observação, podem ser incluídos detalhes da venda ou dos produtos, é um campo “aberto”. Caso tenha mais de um Local de Estoque, insira o local de estoque onde serão retiradas as mercadorias. Após inserção desses campos clique no botão Incluir.



Aparecerá então uma tela para a inclusão dos produtos. Selecione o produto inserindo o código do prod/srv ou clicando nas lupas (), confira a descrição e a unidade de medida. Insira então a quantidade e valor unitário e clique no botão de INCLUIR. Repita o processo para todos os produtos que deverão estar na venda.


Caso queira excluir algum produto, clique no botão de exclusão (), para alterar clique no lápis (). Após incluir todos os produtos, clique no botão Faturar.



 Após faturar a nota, vai aparecer os botões Emitir Nfe e Preview Nfe. O botão Preview NF-e permite pré-visualizar a nota antes da emissão, e o botão Emitir NF-e, emite a nota. Caso necessite alterar a venda, clique em Excluir Faturamento, faça as alterações necessárias e refaça o processo á cima de faturar novamente.


Após emitir a NF-e, aparecerá o PDF para imprimir e a opção de gerar o boleto e enviar por e-mail.

 



SM022 Como emitir um boleto

Para emitir um boleto do sistema acesse Faturamento – Controle – F022 Emissão de Boleto


 

Aparecerão diversos filtros, para facilitar a buscar podem ser utilizados os campos de filtro Dt. Emissão e Cliente. Caso queira visualizar todos os boletos clique no botão Pesquisa.


Após isso vai aparecer a listagem de boletos do sistema, lembrando que só vai aparecer as vendas digitadas com a forma de pagamento configurada para gerar boletos. Basta selecionar o registro e clicar em Emitir Boleto.


 

Agora basta selecionar o banco e clicar em IMPRIMIR.


SM023 Como emitir 2ª via de NF-e.

Para emitir uma segunda via o usuário deve assegurar-se de que a nota esteja com a situação Autorizada o uso da NF-e ou Cancelamento de NF-e Homologado.

Acesse o menu Faturamento - Controle - F020 Monitor NF-e



Irão aparecer a relação das Notas Fiscais cadastradas no sistema, selecione a NF desejada () e clique em 2ª Via NF-e. 




Após clicar em 2ª via, a nota fiscal irá aparecer na tela para que possa reimprimi-la, envia-la por e-mail, baixar o PDF e gerar o Boleto.


 

FAQ.

1-      Posso reimprimir uma Nota Fiscal cancelada?

R: Sim, ao solicitar uma 2ª via de uma nota que esteja com a situação cancelada, irá aparecer uma tarja em vermelho (NF-e CANCELADA).

 

SM024 Como cancelar uma Nota Fiscal.

Para cancelar uma NF-e o usuário deve assegurar-se do prazo de cancelamento, que para este tipo de documento é de 24h após a emissão, e que a situação desta é de Autorizada o uso da NF-e.

Acesse o Menu Faturamento – Controle - F020 Monitor NF-e



Irão aparecer a relação das Notas Fiscais cadastradas no sistema, selecione a NF desejada () e clique em CANCELAR.



Ao clicar em Cancelar o sistema irá solicitar que informe uma Justificativa para o cancelamento, após isso clique em CONTINUAR.



O sistema irá atualizar a situação desta Nota para Cancelamento de NF-e Homologado.



 

FAQ.

1-      O que fazer caso passe o prazo de cancelamento da Nota?

R: Caso tenha sido uma nota de venda, o aconselhado é que seja emitida uma NF de Devolução de Venda. É de extrema importância consultar a sua Contabilidade para realizar tal processo.

SM025 Como fazer uma Carta de Correção eletrônica (CC-e)

A Carta de Correção é documento de texto livre, mas não irá alterar nenhum campo da Nota Fiscal, é utilizada somente para corrigir ou completar alguma descrição ou algo do tipo, para faze-la o usuário deve certificar-se que a situação da nota é de “Autorizada o uso da NF-e”.

Acesse o Menu Faturamento – Controle - F20 Monitor NF-e



Irão aparecer a relação das Notas Fiscais cadastradas no sistema, selecione a NF desejada () e clique em Ferramentas, logo em seguida clique em CC-e.



Após clicar em CC-e, escreva o texto a ser corrigido e clique em INCLUIR.



Ao clicar em Incluir, o usuário terá a opção de imprimir ou enviar essa carta por e-mail para que seja anexada junto a NF-e.


 

FAQ.

1-      Posso fazer mais de uma CC-e por Nota Fiscal?

R: Sim, mas só será valida a ultima feita, ou seja, uma sobrescreve a outra.

 

 

 

 

 

 

 


SM026 Como enviar nota por e-mail.

Para enviar uma NF-e o usuário deve assegurar-se que a situação da nota esteja Autorizada o uso da NF-e ou Cancelamento de NF-e Homologado.

Acesse o Menu Faturamento – Controle - F020 Monitor NF-e



Irão aparecer a relação das Notas Fiscais cadastradas no sistema, selecione a NF desejada () e clique em E-MAIL.



Neste momento o usuário pode digitar o e-mail, incluir algum anexo para ir junto a NF e enviar também o boleto. Lembrando que o sistema irá sugerir o e-mail inserido no cadastro de cliente. Após preenchimento destes campos, clicar em Enviar EMAIL.


 

FAQ

1-      Posso enviar uma nota para mais de um e-mail?

R: Sim, basta separa-los com ponto-e-vírgula (;)

2-      Posso enviar mais de uma nota por vez?

R: Sim, o usuário só deve se atentar para que estes e-mails estejam configurados no cadastros destes clientes, pois neste momento o sistema não dará a opção de digitar um e-mail.