Manual de Instruções

CADASTRO

SM001 Como cadastrar uma Área de Atendimento

Para realizar o cadastro de uma Área acesse o menu Faturamento>Cadastro> Área de Atendimento.

Aparecerá as Áreas existentes, clique em Novo para cadastrar uma nova.

Digite o nome da Área de Atendimento e clique em Incluir, dividida por cidade, bairro ou da forma que achar melhor já que será o nome que aparecerá nos relatórios.

SM002 Como cadastrar um cliente.

Para realizar um cadastro de cliente Pessoa Física ou Pessoa Jurídica acesse o menu Faturamento>Cadastro> Cliente

Aparecerá todos os clientes já cadastrados, para cadastrar um novo clique no botão Novo, ou Novo Via RFB caso o cliente seja Pessoa Jurídica.

Ao clicar em Novo, aparecerão na tela os seguintes campos para preencher com os dados do cliente. Preencher os campos:

· Código: O código será preenchido de forma automática e sequencial.

· Nome/Razão Social: Nome, para pessoa física. Razão social, para pessoa jurídica.

· Nome Fantasia: Para pessoa física, pode-se repetir o nome digitado no campo Nome/Razão social. Para pessoa jurídica, preencha com o Nome Fantasia da empresa.

· Tipo Cadastro: Marque a opção cliente, se o cliente for apenas um comprador, e ambos caso o cliente seja comprador e fornecedor.

· Tipo Pessoa: Altere para opção Física, caso seja pessoa física.

· CPF: CPF do cliente.

· Insc. Estadual: Inscrição Estadual varia a cada empresa, verifique com o cliente tipo pessoa jurídica se ele possui essa inscrição, pois este é um campo obrigatório para emissão de notas fiscais. Caso a empresa não tenha inscrição bastar marcar o campo Tipo Insc. Estadual como Não Contribuinte.

· Retenção: Marcar SIM caso haja alguma retenção de impostos para o cliente que está sendo cadastrado e abaixo quais impostos esse cliente irá reter.

· Endereço: Preencher os campos manualmente ou informar o CEP para busca automática de endereço, após isso caso queira pode inserir alguma referência de endereço e dois campos para telefone.

Desça com a barra de rolagem, e teremos os blocos:

Contato: Onde deverão ser incluídos o nome do contato nessa empresa e o e-mail, para envio de notas fiscais e boletos de forma automática.

Faturamento: Prazo – Informar a data de pagamento do cliente de acordo com os prazos cadastrados. (Consultar manual cadastro de prazo para dúvidas)

Forma de Pagamento: Informar forma de pagamento padrão para esse cliente.

Fiscal: Documento: Poderá definir o documento que será emitido para o cliente, Nota para emissão do documento fiscal e Pedido para somente um pedido.

Envio de NFe Automático: Poderá configurar se deseja que envie automático a NF-e no e-mail do cliente.

Envio de Boleto Automático: : Poderá configurar se deseja que envie automático o boleto no e-mail do cliente.

Financeiro: Caso o cliente esteja em atraso, poderá bloqueá-lo no campo liberação e colocando sua situação: sem credito. Poderá nesse bloco definir também um limite de credito para esse cliente.

Passe a barra de rolagem para baixo e teremos as opções de vincular a área de atendimento do cliente, a rede de atendimento, o ramo de atividade, o vendedor/prestador responsável por esse cliente. Após incluir essas informações, clique no botão Salvar.

Para configurar o valor mensal desse cliente vá na parte superior na aba Mensalidade e clique no botão Novo.

Agora escolha o serviço cobrado mensalmente e o valor, e caso queira que a descrição do serviço seja diferente para esse cliente preencha no campo descrição. Após preencher clique em Incluir.

Caso queira programar uma cobrança extra junto com a mensalidade, clique no botão Ferramentas>Ocorrência na parte superior.

Agora clique no botão Novo e preencha os campos, serviço, valor unitário e na fatura de qual mês que será cobrado esse serviço, caso queira cobrar mais de um mês preencha o campo Dt. Final da Ocorrência, caso não deixe em branco. Após preencher confirme no botão  ao lado esquerdo.

SM003 Como realizar o cadastro de uma TAG

Para realizar o cadastro de uma TAG, acesse o menu Faturamento - Cadastro > TAG’s. 

Clicando no botão NOVO, no canto superior esquerdo, conseguiremos inserir um novo cadastro. 

Após clicar no botão NOVO, no campo Cor clicar no ícone  para selecionar uma cor, após clicar na cor desejada clicar no botão Salvar alterações, no campo TAG informar o nome para a tag, caso tenha necessidade inserir uma descrição para essa tag, utilizar o campo Descrição, após o preenchimento dos campos, clicar no botão INCLUIR. 

SM004 Como cadastrar uma forma de pagamento

Para cadastrar uma forma de pagamento acesse o menu Faturamento>Cadastro> Forma de Pagamento

Nessa tela aparecerá as formas de pagamento existentes, para cadastrar uma nova clique no botão Novo.

Siga abaixo os campos a serem preenchidos:

Descrição - Preencher o nome da forma de pagamento;

Indicador da Forma de Pagamento - À vista, à prazo e outros;

Tipo Boleto - Caso emita boleto por essa forma marcar como SIM;

Tipo Cartão - Marque como sim caso a forma de pagamento seja cartão de débito ou crédito.

Observação/Obs. Nota - É possível configurar uma observação padrão para sempre que utilizar essa forma de pagamento ela aparecer na nota (o campo Obs. Nota tem que estar marcado como SIM);

Vr. Mínimo Fat - Nesse campo pode ser configurado um valor mínimo a ser faturado para essa forma. Exemplo: Forma de pagamento BOLETO não faturar abaixo de R$300,00

Libera Venda - Marcar como SIM para liberar o faturamento da venda mesmo com notas em atraso, geralmente é utilizado em uma forma de pagamento à vista.

Baixa automática - Quando marcado como SIM o financeiro (Contas a receber) é baixado automaticamente assim que a venda é faturada, vincule um detalhe para funcionar corretamente.

Informações de pagamento - Preencher a Forma de acordo com o nome/tipo da forma de pagamento cadastrada. (esse campo está vinculado a Sefaz logo ele que será considerado fiscalmente).

Após preencher esses dados clicar no botão Incluir para finalizar o cadastro.

SM005 Como cadastrar um Fornecedor.

Para realizar um cadastro de cliente pessoa física acessar o menu Faturamento>Cadastro> Fornecedor

Aparecerá todos os fornecedores já cadastrados, para cadastrar um novo clique no botão Novo via RFB.

Agora preencha o campo com o CNPJ do fornecedor e clique em Consultar.

SM006 Como cadastrar um Grupo de Produto/Serviço

Para cadastrar um Grupo de Produto/Serviço acesse o menu Faturamento> Cadastro> Grupo de Produto

Aparecerá a tela com os grupos cadastros, para inserir um novo grupo clique no botão Novo.

Após clicar no botão Novo, obrigatoriamente preencha somente o campo Descrição e o campo Código o sistema automaticamente dará continuidade no sequencial, após isso clique em Incluir.

SM007 Como cadastrar Prazo

Para cadastrar um novo prazo, acesse o Menu Faturamento - Cadastro> Prazo.

Aparecerá a relação dos prazos cadastrados no sistema, para cadastrar um novo prazo clique em NOVO, localizado no canto superior esquerdo.

Após clicar em novo, escreva o nome do prazo no campo descrição, selecione o Tipo de Prazo (Prazo; Dia Fixo Mês atual e Dia Fixo Próximo Mês) e clique no botão INCLUIR.

Prazo: Neste tipo de prazo o usuário pode escolher vários prazos para pagamento a partir da data da venda, como é o exemplo da venda parcelada.

Nesta opção precisamos preencher também o(s) campo(s) “Prazo” na parte inferior, pois é com essa informação que o sistema calculará a(s) data(s) de vencimento.

Se for habilitado o campo Mostrar percentual, o usuário conseguirá definir se o sistema divide de forma diferente cada parcela.

 Mas no caso da mensalidade será utilizado os prazos de dia fixo:

Dia Fixo Mês atual: Nesse tipo de prazo o usuário define um dia fixo para a parcela ser paga dentro do mês que está sendo feita a venda. Caso a venda tenha sido após o dia fixado a data de vencimento sugerida vai ser a mesma de venda.

·       Dia Fixo Próximo mês: Nesse tipo de prazo o usuário define um dia fixo para a parcela ser paga, lembrando que será no mês subsequente ao da venda.

Após cadastrado todos os prazos, podemos vincular ao cadastro do cliente.

Acesse o Menu Faturamento>Cadastro> Cliente

Clique no lápis, do cliente desejado para realizar a alteração.

FAQ.

1-      Consigo cadastrar um prazo com mais de 12 parcelas ?

R: Não, o cadastro tem um limite de 12 parcelas, mas no ato da venda ao clicar na aba parcela, pode ser inseridas mais quantidades.

SM008 Como criar uma lista de e-mail

Aqui você pode criar uma lista de e-mail para utilizar na ferramenta campanha de marketing (consultar manual campanha de marketing) a qual é possível criar um comunicado e enviar para os clientes na data desejada.

Para acessar vá em Faturamento>Cadastro> Lista de E-mail

Aparecerá as listas já cadastradas, para cadastrar uma nova clique no botão Novo.

Insira uma descrição para a lista e uma observação caso queira e clique no botão Incluir.

Clique no botão Novo para inserir o código do cliente ou em Selecionar Cliente para selecionar vários.

Marque os clientes que deseja e clique em Vincular Selecionados.

Receberá a confirmação e a sua lista está criada.

SM009 Como realizar um cadastro de modelo de e-mail

Acesse o menu Faturamento - Cadastro > Modelo de E-mail.

Clicando no botão NOVO no canto superior esquerdo da tela, conseguiremos inserir um novo cadastro. 

Após clicar no botão NOVO, no campo Descrição poderá inserir um nome para identificar esse modelo de e-mail, já no campo Assunto informar o título do texto do e-mail e no campo Mensagem poderá digitar o texto de sua escolha inserindo as HASHTAG´S pra trazer as informações da venda. (exemplo o número da nota, razão social e valor da nota.)  

SM010 Como cadastrar um Ramo de Atividade

O conceito do Ramo de Atividade é dividir o cadastro de cliente pelo ramo da empresa para auxiliar na geração de relatórios.

Para cadastrar uma Rede acesse o menu Faturamento>Cadastro> Ramo de Atividade

Aparecerá os ramos existentes, clique em Novo para efetuar o cadastro.

Digite o nome do Ramo e clique em Incluir.

SM011 Como cadastrar um Serviço

Para cadastrar um serviço, o usuário deve assegurar de que há uma Tributação cadastrada no sistema, pois é neste momento que iremos fazer a devida vinculação, o não seguimento deste processo implicará em um erro ao tentar utilizar este serviço em uma NF-e.

Para realizar o cadastro de um novo serviço, acesse o Menu Faturamento>Cadastro> Serviço

Aparecerá a tela dos serviços já cadastrados no sistema. Clique no botão NOVO no canto superior esquerdo da tela para inserir um novo cadastro.

Após clicar no botão NOVO insira as informações deste produto, o campo Código o próprio sistema gera um sequencial automático. Escreva o Nome do serviço, selecione um Grupo, no campo Código do Serviço digite 0101 (ANALISE E DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS) e clique em INCLUIR.

Após clicar em INCLUIR caso queira inserir um valor padrão do serviço para carregar na nota vá em Unidade de Medida e clique no lápis  para alterar.

Altere o campo Vr. Venda e clique em Salvar.

SM012 Como cadastrar uma Tributação

Para realizar o cadastro de uma tributação acesse o menu Faturamento>Cadastro> Tributação

Serão exibidas as tributações já cadastradas no sistema que estão divididas entre os tributos de dentro do estado e os tributos de fora do estado. Para editar clique no lápis, ao lado esquerdo ou Novo para cadastrar uma nova.

Os tributos são divididos em abas de acordo com a sua incidência, a primeira aba é a Federal, todos os impostos federais que forem incidentes em sua empresa devem ser preenchidos nesta aba. Após a inserção dos dados clique no botão Incluir.

A próxima aba a ser preenchida é a Serviço, nesta aba serão preenchidos todos os impostos estaduais incidentes pela sua empresa, como por exemplo o ISS, tem também nessa aba o campo observação que serve para a inserção de exigências fiscais como por exemplo o nome e telefone do PROCON, etc. Após a inserção dos dados clique no botão Salvar.

CONTROLE

SM021 Como emitir uma nota fiscal eletrônica

Para emitir uma nota fiscal eletrônica acesse Faturamento>Controle> Nova Venda 

Na tela de venda, vá no campo cliente para selecionar qual o cliente será emitido a NF-e. No campo cliente existem duas lupas para realizar a pesquisa, a primeira bastar clicar e digitar o nome do cliente que aparecerá os resultados logo abaixo, a segunda aparecerá uma listagem de todos os clientes cadastrados podendo filtrar por nome fantasia, razão social e CNPJ. Após selecionar o cliente, qual é a forma de pagamento dessa venda, e qual é o prazo para pagamento dessa venda. Certifique-se que no campo Documento, a opção escolhida seja Nota. No campo Observação, podem ser incluídos detalhes da venda ou dos produtos, é um campo “aberto”. Caso tenha mais de um Local de Estoque, insira o local de estoque onde serão retiradas as mercadorias. Após inserção desses campos, clique no botão Incluir. 

Aparecerá então uma tela para a inclusão dos produtos/serviços. Selecione o produto/serviço inserindo o Código do Prod/Srv ou clicando nas lupas   , confira a descrição e a unidade de medida. Insira então a quantidade e valor unitário e clique no botão de INCLUIR. Repita o processo para todos os produtos/serviços que deverão estar na venda. 

Caso queira excluir algum produto, clique no botão de exclusão , para alterar clique no lápis . Após incluir todos os produtos, clique no botão Faturar.  

Após faturar a nota, vai aparecer os botões Emitir Nfe e Preview Nfe. O botão Preview NF-e permite pré-visualizar a nota antes da emissão, e o botão Emitir NF-e, emite a nota. Caso necessite alterar a venda, clique em Excluir Faturamento, faça as alterações necessárias e refaça o processo à cima de faturar novamente.  

Após emitir a NF-e, aparecerá o PDF para imprimir e a opção de gerar o boleto e enviar por e-mail.

SM022 Como emitir um boleto

Existem 3 formas de emitir um boleto no sistema.

1ª Acesse Faturamento > Controle> Emissão de Boleto

Vai aparecer a tela de filtro, podemos utilizar por exemplo o campo de Dt. Emissão para facilitar a busca. Caso queira visualizar todos bastar clicar em PESQUISA.

Após isso vai aparecer a listagem de boletos do sistema, lembrando que só vai aparecer as vendas digitadas com a forma de pagamento configurada para gerar boletos. Basta selecionar o registro e clicar em EMITIR BOLETO.

Agora basta selecionar o banco e clicar em IMPRIMIR.

2ª e 3ª Forma de emitir boleto no sistema é na tela da venda e dentro da própria venda. Segue passos abaixo:

Para emitir pela tela da venda acesse Faturamento > Controle > Vendas

 Aparecerá a tela de filtro e é possível pesquisar direto pelo Nr. Nota, Nr. Venda ou Dt.venda para facilitar a busca ou só clique em PESQUISA para visualizar todos os registros.

Após isso é só selecionar a venda no quadrado e clicar no BOLETO na parte de cima e realizar o mesmo processo de selecionar o banco e IMPRIMIR.

Para emitir por dentro da própria venda basta clicar no lápis do lado esquerdo e clicar no botão BOLETO na parte de cima.

FAQ: - É possível emitir vários boletos de uma vez tanto pela tela de emissão de boleto quanto pela tela de venda.

- Caso queria emitir o boleto novamente basta fazer o mesmo processo que gera o mesmo documento.

- Para alterar o vencimento do boleto basta alterar a data de vencimento no contas a receber e emitir o boleto novamente. (Lembrando que caso já tenha enviado a remessa do boleto anterior ao banco será cobrado outro boleto quando atualizado a data, consequentemente tem que ser enviado a remessa novamente).

SM023 Como emitir 2ª via de NF-e.

Para emitir uma segunda via o usuário deve assegurar-se de que a nota esteja com a situação autorizada o uso da NF-e ou Cancelamento de NF-e Homologado. 

Acesse o menu Faturamento>Controle> Monitor NF-e

Irão aparecer a relação das Notas Fiscais cadastradas no sistema, selecione a NF desejada e clique em 2ª Via NF-e. 

Após clicar em 2ª via, a nota fiscal aparecerá na tela para que possa reimprimi-la, enviá-la por e-mail, baixar o PDF e gerar o Boleto.

FAQ. 

1-Posso reimprimir uma Nota Fiscal cancelada? 

R: Sim, ao solicitar uma 2ª via de uma nota que esteja com a situação cancelada, aparecerá uma tarja em vermelho (NF-e CANCELADA). 

SM024 Como cancelar uma Nota Fiscal.

Para cancelar uma NF-e o usuário deve assegurar-se do prazo de cancelamento, e que a situação desta é de Autorizado o uso da NF-e.

Acesse o Menu Faturamento – Controle - Monitor NF-e

Irão aparecer a relação das Notas Fiscais cadastradas no sistema, selecione a NF desejada () e clique em CANCELAR.

Ao clicar em Cancelar o sistema irá solicitar que informe uma Justificativa para o cancelamento, após isso clique em CONTINUAR.

O sistema irá atualizar a situação desta Nota para Cancelamento de NF-e Homologado.

FAQ.

1-      O que fazer caso passe o prazo de cancelamento da Nota?

R: Caso tenha sido uma nota de venda, o aconselhado é que seja emitida uma NF de Devolução de Venda. É de extrema importância consultar a sua Contabilidade para realizar tal processo.

SM026 Como enviar nota por e-mail.

Como enviar nota por e-mail

Para enviar uma NF-e o usuário deve assegurar-se que a situação da nota esteja Autorizado o uso da NF-e ou Cancelamento de NF-e Homologado.

Acesse o Menu Faturamento – Controle - Monitor NF-e

Irão aparecer a relação das Notas Fiscais cadastradas no sistema, selecione a NF desejada () e clique em E-MAIL.

Neste momento o usuário pode digitar o e-mail, incluir algum anexo para ir junto a NF e enviar também o boleto. Lembrando que o sistema irá sugerir o e-mail inserido no cadastro de cliente. Após preenchimento destes campos, clicar em Enviar EMAIL.

FAQ

1-      Posso enviar uma nota para mais de um e-mail?

R: Sim, basta separa-los com ponto-e-vírgula (;)

2-      Posso enviar mais de uma nota por vez?

R: Sim, o usuário só deve se atentar para que estes e-mails estejam configurados nos cadastros destes clientes, pois neste momento o sistema não dará a opção de digitar um e-mail.  

SM028 Como enviar notas para contabilidade

Ao fazer este procedimento o usuário deve verificar a situação das notas fiscais, pois estas com situações diferentes de autorizado o uso da NF-e ou Cancelamento de NF-e homologado não serão enviadas. O recomendado é sempre enviar estes documentos no início do mês, verifique com sua contabilidade o prazo limite para envio.

Acesse o Menu Faturamento – Controle - Monitor NF-e 

Irão aparecer a relação das Notas Fiscais cadastradas no sistema, clique na opção exportar XML e logo em seguida clique em Contabilidade.

Após clicar em Contabilidade, iremos selecionar o período, lembrando que o sistema sempre irá sugerir o mês anterior, pois este procedimento deve ser feito no início do mês. Clique em Exportar XML.

Escolha o tipo de arquivo a ser enviado e clique em GERAR ARQUIVO.

Ao clicar em GERAR ARQUIVO, poderá baixar o arquivo das notas, clicando no arquivo com a seta para baixo, ou enviar por E-mail.

O sistema irá sugerir o e-mail da contabilidade, podendo ser alterado ou acrescentado mais de um e-mail, separando-os por ponto-e-vírgula (;). Insira um assunto e mensagem e clique em Enviar E-mail.

RELATÓRIOS

SM030 Como visualizar um relatório BI Venda

Relatório BI (Business Intelligence) é um relatório completo de vendas do sistema, nele conseguimos filtrar e organizar a visualização a partir de todos as informações que colocamos na venda.

Para visualizar o relatório acesse Faturamento > Relatório > BI (Business Intelligence)

Aparecerá a tela de filtro com campos como Dt. Venda, Cliente, Situação e etc... como comentado acima todos as informações que são incluídas na venda podem ser utilizadas como filtro.

Ao pesquisar as informações aparecerão pela Unidade de Medida e Data. Para alterar a visualização do relatório de acordo com a sua necessidade vá em Quebras.

Caso queira visualizar somente por uma informação basta escolher a opção na aba Estático, nesse caso vou escolher o campo cliente. Após escolher clique em Aplicar.

O relatório será organizado por cliente como na imagem abaixo.

Caso queria visualizar o relatório por mais de uma informação volte em Quebras e vá na aba Dinâmico, arraste para o lado no campo eixo Y para colocar na linha e eixo X para usar nas colunas. Após selecionar os campos desejados clique em Aplicar.

As informações vão aparecer na mesma ordem que foram escolhidas, conforme exemplo abaixo.

FAQ.

Existem infinidades de combinações que podem ser feitas nesse relatório, utilizando toda e qualquer informação existente na venda, configure de acordo com sua necessidade

Todo relatório pode ser gravado no botão VISÕES PERSONALIZADAS.

Pode montar vários relatórios dentro do BI e gravar todos eles. Quando entrar no relatório novamente é só ir em VISÕES PERSONALIZADAS e clicar no APLICAR.

SM031 Como visualizar um relatório de faturamento

Para visualizar o relatório de faturamento acesse Faturamento > Controle >Relatórios – Faturamento

Aparecerão diversos filtros para facilitar a visualização do relatório como por exemplo Data da Venda, Cliente e Status da venda. Para visualizar clicar no botão PESQUISA

Após realizar a pesquisa vai aparecer os resultados encontrados. É possível organizar ou eliminar as colunas que não queira visualizar, clique no botão COLUNAS e mude a ordem como deseja ou arraste para a esquerda as colunas que queira eliminar. Caso necessite exportar para algum arquivo externo como PDF, EXCEL, CSV ou imprimir direto basta clicar no botão EXPORTAÇÃO que vai aparecer as opções.

SM032 Como visualizar um Relatório Retenções de Impostos

Para gerar este relatório, o usuário deve ter feito ao menos uma NF-e e ter colocado as porcentagens das retenções dentro da tributação, caso contrário o sistema não conseguirá buscar nenhuma informação para compor o relatório.

Acesse o Menu Faturamento – Relatório - Retenções de Imposto

Irá aparecer uma tela onde poderá filtrar algumas informações, como: Data de emissão, Nr. Nota, Cliente, etc. Após utilizar os filtros clique em Pesquisa.

Ao clicar em Pesquisa, o sistema irá trazer as informações de cada NF-e e suas devidas retenções, para exportar o relatório clique no botão Exportação.